Prefeitura de Belém promoverá forum para discutir gestão de documentos

PTB Notícias 14/05/2007, 13:33


A Prefeitura Municipal de Belé, administrada pelo petebista Duciomar Costa, promoverá, dias 28 e 29 de maio, no auditório do Museu Paraense Emílio Goeldi, o I Fórum Municipal de Gestão de Documentação Administrativa.

O encontro, que sewrá organizado pela Secretaria de Administração da Prefeitura, vai reunir profissionais que atuam em núcleos de documentação dos órgãos da administração direta e indireta para debater a implantação da Gestão de Documentação Administrativa (GDA), voltado para a higienização do acervo contido em cada uma dessas estruturas.

“O Fórum representa o primeiro passo para a criação do Arquivo Público Municipal, meta que vem sendo avaliada desde o ano passado pela Secretaria de Administração”, disse o prefeito Duciomar Costa.

De acordo com o prefeito Duciomar Costa, a iniciativa de promover o Fórum nasceu da necessidade de organizar o acervo administrativo da Prefeitura, que conta hoje com milhares de documentos, entre fichas funcionais, portarias, decretos e outros documentos que contam a estória do município.

Alguns deles, como os que se encontram arquivados na própria Semad, vêm sofrendo com a ação do tempo e a ausência de locais apropriados para o seu acondicionamento.

“É lamentável ver essa documentação se perdendo ao sabor das intempéries.

Afinal, é a vida de centenas de servidores e da própria PMB que está registrada ali.

Alguns deles têm mais de 30 anos”, argumenta o secretário de Administração, Oséas Batista.

A higienização é utilizada para prevenir a deterioração e garantir vida útil longa ao acervo.

O processo requer conhecimento básico das condições de armazenamento, exposição e segurança da documentação.

Entre os fatores que fragilizam ou danificam a maioria dos acervos estão: temperatura, umidade relativa, iluminação, poluição atmosférica, agentes biodeterioradores e a própria ação do homem.

No início da atual gestão do prefeito Duciomar Costa, relata o secretário, os funcionários da Semad encontraram uma grande quantidade de documentos depositados em locais impróprios – como caixas de papelão, prateleiras de madeira e espalhadas pelo chão de salas vazias e banheiros – e acondicionados de forma inadequada.

“Foi então que começamos a pensar na idéia de montar um arquivo municipal, para que esse acervo seja catalogado e colocado à disposição do público”.

A primeira etapa do projeto GDA, explica Oséas, é criar núcleos em cada uma das secretarias, fundações e autarquias vinculadas à Prefeitura para verificar o acervo existente.

“Com a ajuda de arquivistas, todo o material encontrado será catalogado para que tenhamos a dimensão exata do volume a ser organizado”, diz o secretário.

Para a implantação da GDA, a Semad conta com a parceria do Museu Paraense Emílio Goeldi, que em 2006 cedeu um arquivista para avaliar o material encontrado no órgão, e também da Companhia de Informática de Belém (Cinbesa), que fará a digitalização dos documentos.

No ano passado, a Secretaria também recebeu a ajuda de alunos do curso de História da UFPA, que auxiliaram na higienização dos volumes.

“Recebemos o apoio de nove estudantes, que hoje são contratados da PMB para este fim.

Em um ano eles conseguiram reunir e catalogar documentos arquivados ao longo de 10 anos”, conta o titular da Semad.

A Secretaria de Administração também já adquiriu uma série de itens necessários à revitalização do acervo e que estão em consonância com os padrões recomendados para um acondicionamento seguro.

Entre as primeiras medidas está a substituição de estantes de madeira por arquivos e prateleiras de aço, que evitam, por exemplo, a proliferação de cupins, e a aquisição de pastas, trilhas e clips de plástico, que evitam a ferrugem.

O Fórum acontece no horário de 8h as 13h, e tem apoio do Museu Emílio Goeldi e da Cinbesa.

fonte: site da Prefeitura Municipal de Belém (PA)