Prefeitura de União digitaliza documentos de administração

PTB Notícias 10/02/2012, 7:19


A prefeitura de União dos Palmares (AL), administrada por Areski Freitas (PTB), deu início a um trabalho junto com a empresa Consultar GDI, visando padronizar, sistematizar e processar toda a documentação do antigo setor de almoxarifado da administração municipal, incluindo todas as secretarias.

Os trabalhos foram iniciados em novembro do ano passado.

Segundo um dos consultores da empresa e responsável pelo trabalho em União, André Luiz, “inicialmente o nosso trabalho consistem em realizar o mapeamento de todos os documentos, verificar de que ano é, o que é, de onde é e como está”.

“Em seguida faremos a organização, tiramos toda a documentação do almoxarifado que não era um local adequado para a conservação dos mesmos e trouxemos pra cá”, acrescentou.

Setor recém criado pelo município, o Centro de Documentação de União dos Palmares possui hoje um amplo espaço para a conservação e gerenciamento de documentos, como notas, contratos, entre outros.

No local os documentos vindos de setores como o de Licitação, Saúde, Educação, Ação Social e Administração, são mapeadas por ano, setor e títulos, arquivados em novas estantes e em ambientes secos e protegidos.

André Luiz informou ainda que os documentos dos anos de 1989 até 2009 já foram todos mapeados e iniciado o processo de digitalização.

Até o final de 2012, a proposta é concluir até o final da gestão atual e as gestões anteriores a 1989.

Foram levantadas aproximadamente três mil caixas de processos.

O projeto visa atender a todos os setores da administração municipal, colocando em um sistema integrado via internet toda à documentação digitalizada, com fácil e seguro acesso, num sistema online, seguro e eficaz.

Utilizado por diversas empresas no Brasil e em Alagoas, o processo será acompanhado por funcionários das secretarias participantes que serão treinados a utilizar o sistema.

Cada um terá uma senha e um sistema de segurança e ética.

A GDI montou uma estrutura eficiente e lógica para acelerar a conclusão do processo com cinco computadores e três scanners.

A equipe composta por Maria Gorete, Maria de Lourdes Ferreira e Edleuza Rocha Malta faz diariamente todo um processo de produção para que de forma rápida e eficiente o serviço seja concluído.

O município está adquirindo ainda 25 novas estantes e um sistema de climatização para o setor.

Agência Trabalhista de Notícias (LL) com informações do Portal da Prefeitura de União dos Palmares